SEI UNA PMI... E USI ANCORA EXCEL?
I clienti si rivolgono a noi per svariati motivi, tra cui la volontà di voler semplificare i processi produttivi ed ottimizzare il workflow aziendale. Principalmente snellire i tempi e aumentare la produttività.
Analizzando la richiesta e andando nel dettaglio notiamo che di mezzo c’è sempre (o meglio, spesso) di mezzo lui… Excel. Nonostante i suoi limiti strutturali, rimane la comfort zone di svariati imprenditori di PMI.
Comprendiamo il risparmio e l’egemonia che detiene nella gestione dei dati ma, come anticipato dal nostro Simone nel suo articolo (Quattro File Excel e un funerale ), rimane uno strumento poco compatibile con le richieste di un’azienda media-piccola e con tutte le sue necessità. Perché quindi, secondo noi, è preferibile evitare l’utilizzo di questo strumento?
I motivi sono svariati ma vogliamo semplificarli in alcuni punti essenziali:
- Funzionalità specializzate: un software gestionale è stato progettato specificamente per gestire compiti aziendali specifici, come la gestione delle scorte, la fatturazione, la gestione dei progetti e molto altro ancora. Excel invece è un software di fogli di calcolo generico che richiede una notevole quantità di personalizzazione per soddisfare le esigenze specifiche di un'azienda.
- Automazione: un software gestionale offre una serie di funzionalità di automazione che semplificano le attività ripetitive e riducono gli errori umani. Ad esempio, la generazione automatica di fatture e la gestione automatizzata degli ordini di acquisto.
- Scalabilità: un software gestionale può gestire una vasta quantità di dati e funzionalità in modo efficiente, mentre Excel diventa presto inefficiente e difficile da gestire quando si hanno grandi quantità di dati.
- Collaborazione: un software gestionale consente la collaborazione di più utenti in tempo reale, il che lo rende ideale per le attività di squadra. Excel, d'altra parte, può causare problemi di versione e conflitti quando diversi utenti lavorano sullo stesso foglio di calcolo.
- Sicurezza: un software gestionale è generalmente dotato di funzionalità di sicurezza avanzate che proteggono i dati aziendali sensibili. Excel invece non offre la stessa protezione dei dati e può essere vulnerabile a perdite di dati e accessi non autorizzati.
Excel è un ottimo strumento per molte attività di base di gestione dei dati e di elaborazione delle informazioni ma può diventare limitante per le esigenze delle PMI:
- Scalabilità limitata: Excel ha difficoltà a gestire grandi quantità di dati. In particolare, se una PMI ha bisogno di analizzare e gestire dati di grandi dimensioni, Excel potrebbe diventare lento e inefficace.
- Collaborazione limitata: Excel non è progettato per la collaborazione in tempo reale. Se più persone lavorano contemporaneamente su un foglio di lavoro, potrebbero verificarsi conflitti di modifica e la gestione delle versioni potrebbe diventare complicata.
- Manutenzione complessa: Excel richiede un notevole lavoro manuale per la creazione di rapporti e grafici, che richiedono una formattazione accurata a lunga durata.
- Sicurezza limitata: Excel non offre una protezione adeguata dei dati, inclusi i diritti di accesso e la crittografia. Ciò può rappresentare un rischio per le PMI che lavorano con dati sensibili e privati.
Il gestionale su misura comporta sicuramente un investimento iniziale ma questa scelta permette all’azienda un notevole risparmio a lungo termine, senza calcolare i benefici immediati: il giusto CRM consente all'azienda di avere un maggiore controllo sul modo in cui i dati vengono archiviati, analizzati e utilizzati in maniera aggiornata e precisa da tutti i collaboratori, evitando così eventuali errori o sviste a volte estremamente dannose. L’operatività quotidiana viene agevolata e semplificata, permettendo di far fruttare nel tempo la produttività dell'azienda.
Se sei pronto ad abbandonare Excel e implementare l’infrastruttura tecnologica della tua azienda, scrivici!
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